Règlements généraux - Proposition

ASSOCIATION DES ACTUAIRES I.A.R.D.

 

Veuillez noter que les règlements généraux sont au stade de proposition. L'adoption de ces règlements sera soumise à un vote lors de la prochaine assemblée de l'AAIARD.

 

Règlement no1

Règlements généraux

 

1.         INTERPRÉTATION

1.01     Définitions et interprétation

À moins d'une disposition expresse ou contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements :

« administrateur(s) » désigne les membres du conseil d'administration;

« actuaire » désigne un Fellow, membre de l’Institut canadien des actuaires;

«actuaire-étudiant » désigne un candidat poursuivant l’étude des examens professionnels;

« corporation » désigne l’Association des actuaires I.A.R.D.;

« dirigeant(s) » désigne le président de la corporation et, le cas échéant, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ainsi que tout administrateur, mandataire ou tout autre représentant ou employé ayant le pouvoir d'agir au nom de la corporation;

« étudiant universitaire » désigne un étudiant inscrit à une université canadienne dans un domaine étroitement relié à l’actuariat d’assurance I.A.R.D.;

« I.A.R.D. » signifie Incendie, Accident, et Risques Divers;

« membre » désigne le membre régulier;

« majorité simple » désigne cinquante pour cent plus une des voix exprimées à une assemblée;

« règlements » désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la corporation alors en vigueur.

 

1.02     Définitions de la loi

Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la loi s'appliquent aux termes utilisés dans les règlements.

 

1.03     Règles d'interprétation

Les termes employés au singulier seulement comprennent le pluriel et vice versa; ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice versa; les expressions désignant des personnes désignent également des personnes morales, sociétés, compagnies, syndicats, fiducies et tout autre groupement de personnes physiques ou morales.

 

1.04     Discrétion

Lorsque les règlements confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers peuvent exercer ce pouvoir comme ils l'entendent et au moment où ils le jugent opportun dans le meilleur intérêt de la corporation.

 

1.05     Titres

Les titres utilisés dans les règlements ne le sont qu'à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l'interprétation des termes ou des dispositions des règlements.

 

2.         LE SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la corporation est situé au lieu prévu dans l'acte constitutif de la corporation et à l'adresse déterminée par le conseil d'administration.

 

3.         ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

3.01     Composition

La corporation est administrée par un conseil d'administration composé d’un maximum de sept (7) administrateurs.

 

3.02     Éligibilité

Sous réserve des dispositions de l'acte constitutif, seuls peuvent être administrateurs les membres en règle de la corporation, c’est-à-dire le membre qui a acquitté sa cotisation pour l'année à venir au moment de l'assemblée, à l'exception des personnes âgées de moins de dix-huit ans et des personnes atteintes d'une incapacité légale quelconque.

 

3.03     Élection

Les postes d’administrateurs sont comblés par une élection à la majorité simple des voix exprimées lors d’une assemblée des membres de la corporation. Le processus d’élection est déterminé dans le règlement spécifique numéro 2.

 

3.04     Durée des fonctions

Chaque administrateur demeure en fonction pour une période de deux (2) ans et les administrateurs occupant les postes de dirigeants en tant que trésorier et vice-président bénéficient d’un renouvellement automatique d’une (1) année, à moins que leur mandat ne prenne fin avant terme.

 

Ainsi, le mandat de secrétaire est fixe pour une période de deux (2) ans; le mandat de trésorier est d’une durée d’an (1) an et à la fin du terme, l’administrateur qui occupait ce poste devient automatiquement vice-président; ainsi, le mandat de vice-présidence a également une durée d’un (1) an et à la fin de son terme, cet administrateur devient automatiquement président. Le mandat de présidence a donc une durée d’un (1) an.

 

3.05     Démission

Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au siège social de la corporation, par courrier recommandé ou par messager, une lettre de démission. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l'administrateur démissionnaire.

 

3.06     Destitution

Sous réserve des dispositions de l'acte constitutif, tout administrateur, à l’exception des membres fondateurs, peut être destitué de ses fonctions avant terme, pour motif, par les membres ayant le droit de l'élire réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d'une résolution adoptée à la majorité simple. L'administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l'heure de l'assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l'assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

Afin de pouvoir destituer un membre fondateur, la résolution doit être adoptée à l’unanimité des autres membres du conseil d’administration.

 

3.07     Fin du mandat

Le mandat d'un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou ipso facto s'il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

 

3.08     Remplacement

Tout administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé parmi les membres de la corporation, par le conseil d'administration au moyen d'une simple résolution. L'administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

S’il s’agit d’un poste laissé vacant par une personne nommée par les membres fondateurs, le droit de nommer le remplaçant leur revient également.

 

3.09     Rémunération

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Par ailleurs, le conseil d'administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.

 

3.10     Indemnisation

La corporation indemnise ses dirigeants, présents ou passés, de tous frais et dépenses, de quelque nature qu'ils soient, encourus en raison d'une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient partis en cette qualité, à l'exception des cas où ces dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d'acquittement de ces sommes, la corporation peut souscrire une assurance au profit de ses dirigeants.

 

3.11     Conflit d'intérêts ou de devoirs

Tout administrateur ou dirigeant qui se livre à des opérations de contrepartie avec la corporation, qui contracte à la fois à titre personnel avec la corporation et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat avec la corporation, doit divulguer son intérêt au conseil d'administration et, s'il est présent au moment où celui-ci prend une décision sur le contrat, s'abstenir de voter sur ce contrat et se retirer lors de la discussion et de la prise de décision.

 

4.         LE POUVOIR DES ADMINISTRATEURS

4.01     Principe

Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de la corporation sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres.

 

4.02     Dépenses

Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de la corporation. Ils peuvent également par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d'embaucher des employés et de leur verser une rémunération.

 

4.03     Donations

Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à la corporation de solliciter, d'accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la corporation.

 

5.         LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

5.01     Convocation

Le président, le vice-président, le secrétaire ou deux administrateurs peuvent convoquer une assemblée du conseil d'administration. Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d'un avis envoyé par la poste, par messager, par télécopieur, par courriel ou par tout autre moyen de communication reconnu et vérifiable, à la dernière adresse connue des administrateurs. Si l’adresse d'un administrateur n'apparaît pas aux livres de la corporation, cet avis de convocation peut être envoyé à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, l'avis est le plus susceptible de parvenir à l'administrateur dans les meilleurs délais. L'avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée et parvenir au moins cinq jours francs avant la date fixée pour cette assemblée, ou, s'il s'agit d'un sujet de matière urgente, dans les deux jours.

 

5.02     Assemblée annuelle

Chaque année, immédiatement après l'assemblée générale annuelle des membres de la corporation, se tient une assemblée des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, sans qu'un avis de convocation ne soit requis, aux fins d'élire ou de nommer les dirigeants de la corporation et de transiger toute autre affaire dont le conseil d'administration peut être saisi.

 

5.03     Lieu

Les assemblées du conseil d'administration se tiennent au siège social de la corporation ou à tout autre endroit que pourra déterminer le président du conseil ou un minimum de trois administrateurs.

 

5.04     Quorum

Les administrateurs peuvent déterminer par résolution le quorum des assemblées du conseil d'administration, qui ne peut être moindre que la moitié du nombre total d’administrateurs. Le quorum d'administrateurs ainsi prévu doit être constaté au moment de l'ouverture de l'assemblée.

 

5.05     Vote

Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées à la majorité simple des administrateurs votants. Le vote se fait à main levée à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin. Si le vote se fait par scrutin, le secrétaire de l'assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n'est pas permis aux assemblées du conseil. Le président bénéficie d'une voix prépondérante au cas de partage des voix.

 

5.06     Participation par des moyens technologiques

Un administrateur peut selon les modalités établies par le conseil d'administration, participer à une assemblée du conseil d'administration à l'aide de moyens technologiques, dont le téléphone ou internet, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à l'assemblée. Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à l'assemblée.

 

5.07     Renonciation

Tout administrateur peut, par écrit, télécopieur ou courriel adressé au président et au secrétaire de la corporation, renoncer à tout avis de convocation, à toute modification d'un tel avis ou même à la tenue d'une assemblée; une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soit pendant, soit après l'assemblée en cause. Sa présence à l'assemblée équivaut à telle renonciation, sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer à la tenue de l'assemblée en invoquant entre autres l'irrégularité de sa convocation.

 

5.08     Résolutions tenant lieu d'assemblée

Les résolutions écrites signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des assemblées du conseil ou du comité exécutif ont la même valeur qui si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil ou du comité exécutif.

 

5.09     Ajournement

Le président de l'assemblée peut avec le consentement des administrateurs présents à une assemblée du conseil, ajourner toute assemblée des administrateurs à une date et dans un lieu qu'il détermine, sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. Lors de la reprise de l'assemblée, le conseil d'administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l'ajournement, pourvu qu’il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum lors de l'assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S'il n'y a pas quorum à la reprise de l'assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l'assemblée précédente où l'ajournement fut décrété.

 

5.10     Consultation restreinte des résolutions

Les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration ou du comité exécutif peuvent être consultés en tout temps par les administrateurs. Ils ne peuvent être consultés par les autres membres de la corporation à moins d'une autorisation expresse du conseil d'administration.

 

6.         LES DIRIGEANTS

6.01     Nomination ou élection

L’administrateur qui occupait le poste de vice-président à la fin de la dernière année courante devient automatiquement président, alors que l’administrateur qui occupait le poste de trésorier à la fin de la dernière année courante devient vice-président.

Les administrateurs peuvent également créer d'autres postes et y nommer des dirigeants pour représenter la corporation et y exercer les fonctions qu'ils déterminent.

 

6.02     Terme d'office

Les dirigeants de la corporation restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient choisis parmi le conseil d'administration, sous réserve du droit des administrateurs de les destituer avant terme.

 

6.03     Démission et destitution

Tout dirigeant peut démissionner en faisant parvenir au siège social de la corporation, par la poste, par télécopieur ou courriel, une lettre de démission. Les administrateurs peuvent procéder à l'élection ou à la nomination de son remplaçant. La destitution d'un dirigeant n'a cependant lieu que sous réserve de tout contrat d'emploi existant entre ce dernier et la corporation.

 

6.04     Rémunération

Les dirigeants de la corporation ne reçoivent aucune rémunération en raison de leurs mandats.

 

6.05     Pouvoirs et devoirs

Sous réserve de l'acte constitutif, les administrateurs déterminent les pouvoirs des dirigeants de la corporation. Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux dirigeants sauf ceux qu'ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l'approbation des membres de la corporation. Les dirigeants ont aussi les pouvoirs qui découlent de la loi ou de leurs fonctions. En cas d'absence, d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, le conseil peut déléguer, à titre exceptionnel et pour le temps qu'il détermine, les pouvoirs d'un dirigeant à tout autre dirigeant.

 

6.06     Président

Le président préside à toutes les assemblées du conseil d'administration ainsi qu'à celle des membres de la corporation. Le président en est le principal dirigeant exécutif et, sous le contrôle des administrateurs, il surveille, administre et dirige généralement les activités de la corporation. Le président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent, dont, de façon non exhaustive :

a)       Fixer la date et le lieu des assemblées et des réunions du conseil d’administration;

b)      Représenter l'Association auprès d'autres organismes lorsque nécessaire;

c)       Veiller au respect des décisions du conseil d’administration, ou des décisions prises par les membres lors d'une assemblée;

d)      Signer les documents officiels de l'Association et signer conjointement avec le Trésorier, les rapports financiers;

e)      Établir l'ordre du jour des assemblées et des réunions du conseil d’administration;

f)        En cas de partage des voix, il a un droit de votre prépondérant;

g)       Rechercher des conférenciers qui seraient intéressés à présenter un sujet lors des assemblées de l'Association.

 

6.07     Vice-président

En cas d'absence, d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir du président, le vice-président peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président tels qu'établis par les règlements. Le vice-président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent, dont, de façon non exhaustive :

a)       Assister le président dans l'exercice de ses fonctions et voir avec lui à la bonne administration des affaires de l'Association;

b)      Superviser les comités permanents et présenter à la première assemblée un compte rendu de leurs activités;

c)       Acheter les cadeaux-souvenirs offerts aux conférenciers invités.

 

6.08     Trésorier

Le trésorier a la charge générale des finances de la corporation. Il doit déposer l'argent et les autres valeurs de la corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs peuvent désigner. Chaque fois qu'il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de la corporation et de toutes les transactions par lui faites en sa qualité de trésorier. Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les personnes autorisées à ce faire. Il doit signer tout contrat document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérents à la charge. Le trésorier exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent, dont, de façon non exhaustive :

a)       Percevoir les sommes d'argent payables à l'Association et émettre les chèques pour effectuer les paiements;

b)      Tenir des relevés précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés et dresser, à la fin de l'année financière, un rapport au comité exécutif et aux membres lors de l'assemblée annuelle;

c)       Proposer le montant des cotisations;

d)      Préparer et présenter annuellement un budget.

 

6.09     Secrétaire

Le secrétaire a la garde des documents et registres de la corporation. Il agit comme secrétaire aux assemblées du conseil d'administration et aux assemblées des membres. Il doit donner, ou voir à faire donner, avis de toute assemblée du conseil d'administration et de ses comités, le cas échéant et de toute assemblée des membres. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées du conseil d'administration et de ses comités, le cas échéant, et de celles des membres dans un livre tenu à cet effet. Il doit garder en sûreté les livres ou documents que les administrateurs peuvent désigner comme étant sous sa garde. Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs, dont, de façon non exhaustive :

a)       Rédiger les procès-verbaux;

b)      Responsable de la correspondance et des avis de convocation;

c)       Maintenir la liste des membres à jour et la distribuer avec l'avis annuel de cotisation;

d)      Voir à l'organisation matérielle des assemblées;

e)      Remettre des règlements de la corporation à chacun des nouveaux membres;

f)        Faire parvenir les avis de cotisation et les avis de cessation pour non-paiement de cotisation.

 

7.         LES MEMBRES

7.01     Catégories

7.01.01     Membre régulier

Le membre régulier est celui qui doit :

a)       Avoir terminé des études universitaires en actuariat;

b)      effectuer un travail relié à l'actuariat;

c)       être une personne reconnue pour ses contributions dans le domaine de l'actuariat.

 

7.01.02     Membre étudiant

Le membre étudiant est celui qui doit poursuivre des études universitaires en actuariat ou dans un domaine connexe.

 

7.02     Nomination et durée de mandat

Tout membre de la corporation est nommé par le conseil d’administration. La durée du mandat d'un membre régulier est illimitée, tant et aussi longtemps qu’il paye sa cotisation.

 

7.03     Admission

Une demande d'admission à la corporation est faite via le site internet de la corporation, qui sera reçue par le secrétaire en fonction à ce moment, qui communiquera avec le candidat pour l’informer des modalités à respecter. Le conseil d’administration se réserve le droit de refuser une admission si la personne ne répond pas à la définition de membre.

 

7.04     Cartes et/ou certificats

Les administrateurs peuvent émettre des cartes et/ou des certificats de membres et en approuver la forme et la teneur.

 

7.05     Droit d'adhésion et cotisation

Les administrateurs peuvent fixer un droit d'adhésion et une cotisation annuelle par catégorie de membre de la corporation. Le cas échéant, ces montants doivent être payés et la cotisation annuelle est exigible avant la date indiquée dans l’avis de renouvellement de l’adhésion transmise aux membres de la corporation. À défaut, le conseil d’administration peut décider de destituer le membre.

 

7.06     Destitution de membres

Toute personne cesse automatiquement d'être membre de la corporation et perd son éligibilité relativement à cette qualité, et ce, sur avis à cet effet du conseil d'administration.

 

7.07     Démission

Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire de la corporation. Sa démission prend effet sur acceptation des administrateurs ou trente jours après son envoi, selon le premier des deux événements. Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à la corporation avant que sa démission ne prenne effet. Également, la corporation n'a aucune obligation de rembourser le membre démissionnaire pour les frais payés.

 

8.         LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

8.01     Tenue d’assemblée

Une assemblée est un rassemblement de membres qui discutent de la gestion de la corporation.

La corporation tiendra au moins deux (2) assemblées par année aux mêmes moments que les journées-conférences. La première assemblée se tiendra dans le premier semestre et la deuxième assemblée, l'assemblée annuelle, se tiendra dans le deuxième semestre. Dans la mesure du possible, une assemblée ne se tiendra pas dans le mois précédant une session d'examen de la CAS pour permettre aux actuaires-étudiants d'y assister.

Lors de la planification d'une assemblée, le conseil d’administration pourra déterminer les frais qu'auront à débourser les participants pour prendre part aux activités. Tous les membres participants devront s'acquitter des frais de participation à l'exception :

a)       des membres du conseil d’administration;

b)      de toute personne invitée gratuitement par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut confier la tâche de l’organisation des assemblées à un comité spécial.

 

8.02     Première assemblée

Lors de cette assemblée, une présentation du compte rendu des activités des comités permanents et temporaires sera faite, ainsi que l’élection du secrétaire s’il y a lieu.

 

8.03     Assemblée annuelle

L'assemblée annuelle des membres de la corporation a lieu au siège social de la corporation ou à tout autre endroit au Québec, à la date et à l'heure que les administrateurs déterminent par résolution. Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance des états financiers et du rapport du vérificateur, présenter le budget pour l’exercice financier à venir, d'élire les administrateurs dont le mandat est venu à échéance, incluant, entre autres, le poste de trésorier, de nommer un vérificateur le cas échéant, de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l'assemblée des membres peut être légalement saisie.

De plus, toute assemblée annuelle peut constituer une assemblée spéciale, sous réserve d'un avis à cet effet, habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d'une assemblée spéciale.

 

8.04     Assemblée spéciale

Une assemblée spéciale des membres peut être convoquée par les administrateurs ou par le président soit au siège social de la corporation, soit en tout autre endroit que déterminent les administrateurs ou le président.

 

8.05     Convocation sur demande des membres

Une assemblée spéciale des membres doit être convoquée à la requête d'au moins cinq (5) membres de la corporation. Cette requête doit indiquer en termes généraux l'objet de l'assemblée requise, être signée par les requérants et transmise au président et au secrétaire de la corporation. À la réception d'une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée conformément aux règlements de la corporation. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes, conformément à la loi.

 

8.06     Avis de convocation

Un avis de convocation de chaque assemblée des membres doit être expédié aux membres ayant droit d'assister à l'assemblée. Cette convocation se fait au moyen d'un avis écrit transmis par la poste, par télécopieur ou par courriel, à l'adresse respective de ces membres telle qu'elle apparaît aux livres de la corporation, au moins trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée. Si l'adresse de quelque membre n'apparait pas aux livres de la corporation, l'avis peut être transmis par la poste, par télécopieur ou par courriel à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais.

 

8.07     Contenu de l'avis

Tout avis de convocation à une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. L'avis de convocation à une assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l'assemblée à moins que l'assemblée ne soit convoquée pour ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant être soumise à une assemblée spéciale. L'avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en termes généraux les objets de l'assemblée.

 

8.08     Renonciation à l'avis

Une assemblée des membres peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif, sans l'avis de convocation prescrit par la loi ou les règlements pourvu que tous les membres renoncent par écrit à cet avis. Aux fins de renonciation à l'avis de convocation, l’expression «par écrit» doit s’interpréter largement. Cette renonciation à l'avis de convocation de l'assemblée peut intervenir soit avant, soit pendant, soit après la tenue de cette assemblée. De plus, la présence d'un membre à l'assemblée équivaut à renonciation, sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant l'irrégularité de sa convocation.

 

8.09     Irrégularités

Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu'un tel avis ne parvienne pas à un membre n'affectent en rien la validité d'une assemblée des membres.

 

8.10     Président d'assemblée

Le président de la corporation ou un vice-président par ordre d'ancienneté préside aux assemblées des membres. À défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d'assemblée. Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et bénéficie d'une voix prépondérante au cas de partage des voix.

 

8.11     Quorum

À moins que la Loi ou l'acte constitutif n'exigent un quorum différent à une assemblée des membres, la présence de vingt-cinq (25) membres constitue le quorum pour toute telle assemblée.

 

8.12     Ajournement

À défaut d'atteindre le quorum à une assemblée des membres, les membres présents ont le pouvoir d'ajourner l'assemblée jusqu'à ce que le quorum soit obtenu. La reprise de toute assemblée ainsi ajournée peut avoir lieu sans nécessité d'un avis de convocation, lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, les membres peuvent procéder à l'examen et au règlement des affaires pour lesquelles l'assemblée avait été originalement convoquée.

À défaut d'atteindre le quorum après deux (2) tentatives, les membres du conseil d'administration  procèdent au recrutement d'un nombre de membres de la corporation suffisant pour constituer le quorum d'une assemblée générale en lieu et place des membres.

S'ils ne jugeaient pas utile de ce faire, ils devront, ès-qualité de membres du conseil d'administration de la corporation, entamer des procédures de dissolution et/ou de liquidation de la corporation et à cette fin, ils sont également membres de la corporation.

 

8.13     Vote

Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure de vote. À toute assemblée des membres, la déclaration du président de l'assemblée qu'une résolution a été adoptée ou rejetée à l'unanimité ou par une majorité précise est une preuve concluante à cet effet sans qu'il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrées en faveur ou contre la proposition. Le vote par procuration n'est pas permis aux assemblées des membres.

 

8.14     Vote au scrutin

Le vote est effectué par scrutin lorsque le président ou au moins dix pour cent des membres présents le demande. Chaque membre remet au scrutateur un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce son vote.

 

8.15     Scrutateurs

Le président de toute assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu'elles soient ou non des dirigeants ou des membres de la corporation, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres.

 

8.16     Résolutions tenant lieu d'assemblée

Les résolutions écrites signées par tous les membres habilités à voter sur ces résolutions lors des assemblées des membres ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations des assemblées des membres.

 

9.         LES JOURNÉES-CONFÉRENCES

9.01     Tenue des conférences

Une conférence de la corporation est un rassemblement de membres, de conférenciers et d'invités, qui se transmettent des connaissances et échangent des opinions. Les conférences sont les principales tribunes qui permettront à la corporation de rencontrer les objectifs qu'elle s'est fixés.

La corporation tiendra au moins deux (2) conférences par année au même moment que les assemblées. La première conférence se tiendra dans le premier semestre et la deuxième conférence se tiendra dans le deuxième semestre. Dans la mesure du possible, une conférence ne se tiendra pas dans le mois précédant une session d'examen de la CAS pour permettre aux actuaires-étudiants d'y assister.

Lors de la planification d'une conférence, le conseil d’administration détermine les frais qu'auront à débourser les participants aux activités. Tous les membres participants devront s'acquitter des frais de participation à l'exception de :

c)       les membres du conseil d’administration;

d)      les conférenciers qu'ils soient membres ou invités;

e)      toute personne invitée gratuitement par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut confier la tâche de l’organisation des conférences à un comité spécial.

 

9.02     Avis de convocation

Un avis de convocation de chaque conférence doit être expédié aux membres ayant droit d'assister. Cette convocation se fait au moyen d'un avis écrit transmis par la poste, par télécopieur ou par courriel, à l'adresse respective de ces membres telle qu'elle apparaît aux livres de la corporation, au moins trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée. Si l'adresse de quelque membre n'apparait pas aux livres de la corporation, l'avis peut être transmis par la poste, par télécopieur ou par courriel à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais.

 

9.03     Contenu de l'avis

Tout avis de convocation à une conférence des membres doit mentionner le lieu, la date et l'heure de cette conférence. De plus, cet avis de convocation doit spécifier les sujets des conférenciers ainsi que les langues dans lesquelles leurs conférences seront effectuées.

 

9.04     Non-membres

Le conseil d’administration peut inviter, à une ou l'autre des conférences, des étudiants universitaires et d'autres intervenants aux assurances I.A.R.D. qui ne sont pas membres de la corporation.

 

10.         L'EXERCICE FINANCIER ET LE VÉRIFICATEUR

10.01     Exercice financier

L'exercice financier de la corporation se termine le 30 juin de chaque année.

 

10.02     Vérificateur

Le vérificateur est nommé chaque année par les membres lors de leur assemblée annuelle. Sa rémunération est fixée par les administrateurs. Aucun administrateur ou dirigeant de la corporation ne peut être nommé vérificateur. Si le vérificateur cesse d'exercer ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l'expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu'à l'expiration du terme de son prédécesseur.

 

11.         CONTRATS, LETTRES DE CHANGE ET AFFAIRES BANCAIRES

11.01     Contrats

En l'absence d'une décision du conseil d'administration à l'effet contraire, les actes, contrats, titres, obligations et autres documents requérant la signature de la corporation peuvent être signés par le président ou par tout vice-­président ou administrateur ainsi que par le secrétaire ou le trésorier. Le conseil d'administration peut, par ailleurs, autoriser en termes généraux ou spécifiques, toute personne à signer tout document au nom de la corporation.

 

11.02     Lettres de change

Les chèques ou autres lettres de change tirés, acceptés ou endossés au nom de la corporation sont signés par tout dirigeant autorisé par le conseil d'administration. N'importe lequel de ces dirigeants a le pouvoir d'endosser seul les titres de change au nom de la corporation, aux fins de dépôt au compte de la corporation ou de perception en son nom par l'entremise de ses banquiers. N'importe lequel de ces dirigeants autorisés peut discuter, régler, établir le solde et certifier, auprès de la banque de la corporation et en son nom, tout livre de comptes; tel dirigeant peut également recevoir tous les chèques payés et les pièces justificatives et signer toute formule de règlement de solde, de bordereau de quittance ou de vérification de la banque.

 

11.03     Dépôts

Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d'une ou plusieurs banques ou institutions financières situées tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du Canada et désignées à cette fin par les administrateurs.

 

12.         DÉCLARATIONS

12.01     Représentation de la corporation

Le président, tout dirigeant ou toute autre personne autorisée par le président sont respectivement autorisés à comparaître et à répondre pour la corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire sur faits et articles, émis par toute Cour; à répondre au nom de la corporation sur toute saisie-arrêt ou à toute autre procédure à laquelle la corporation est partie; à faire des demandes de cession de biens ou des requêtes pour ordonnance de liquidation ou ordinaire de séquestre contre tout débiteur de la corporation, à être présent et à voter à toute assemblée des créanciers des débiteurs de la corporation; à accorder des procurations et à poser relativement à ces procédures tout autre acte ou geste qu'ils estiment être dans le meilleur intérêt de la corporation.

 

12.02     Indépendance politique

La corporation demeure politiquement indépendante et sera libre de tout lien avec un groupement politique quel qu'il soit. En aucun cas, la corporation ne fera de discrimination dans la recommandation à ses membres de produits, services ou entreprises quels qu'ils soient. La corporation ne distribuera pas la liste de ses membres à une tierce partie à des fins professionnelles ou commerciales. La corporation interdit toute activité commerciale à ses assemblées.

De plus, la corporation décline toute forme de commandites de la part de compagnie d'assurance, de consultation et autres.

 

13.         AUTRES COMITÉS

Le conseil d'administration peut, de temps à autre, constituer tout autre comité qu'il jugera approprié pour atteindre les fins de la corporation, en déterminer le mandat, la composition et en désigner le président parmi ses membres.

 

14.         DISSOLUTION

La corporation ne peut être dissoute que par le consentement unanime des membres. En cas de dissolution ou de liquidation de la corporation, les fonds et les avoirs de la corporation seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

 

DÉCLARATION

Ce qui précède est le texte intégral du règlement interne numéro 1 (règlements généraux) de la corporation dûment adopté par les membres le _____________ lors de leur première réunion.

 

 

____________________________

Christian Nadeau-Alary

Secrétaire de la Corporation

 

RÈGLEMENT NO 2

PROCESSUS D’ÉLECTION

 

Un avis d'élection indiquant le ou les postes à combler sera envoyé au même moment que l'avis de convocation à l'assemblée.

Si plus de deux candidats se présentent pour l'élection, il y aura tout d'abord un premier tour. Si le candidat ayant obtenu le plus de vote à la majorité simple, alors il est élu au poste. Si cette majorité n'est pas atteinte, alors il y aura un deuxième tour où les deux candidats ayant obtenus le plus de vote se présenteront.

Le conseil d’administration se réserve le droit de refuser une candidature.

 

 

Règlement adopté en date du _______________________________.

 

 

____________________________

Christian Nadeau-Alary

Secrétaire de la corporation

 

 

RÈGLEMENT NO 3

RÈGLEMENT GÉNÉRAL D’EMPRUNT DE LA CORPORATION

 

En plus des pouvoirs conférés aux administrateurs par l’acte constitutif, et sans restreindre les pouvoirs conférés aux administrateurs par les articles 224 et 77 de la Loi sur les compagnies, les administrateurs peuvent, sans avoir à obtenir l’autorisation des membres :

a)       emprunter de l’argent sur le crédit de la corporation;

b)      émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;

c)       hypothéquer les biens ou autrement grever d’une charge quelconque les biens meubles de la corporation;

d)      déléguer en partie ou en totalité les pouvoirs ci-dessus mentionnés à un ou plusieurs administrateurs ou dirigeants de la corporation, à un comité exécutif ou à un autre comité nommé par le conseil, dans la mesure et selon les modalités énoncés dans la résolution de délégation.

Aucune disposition dans ce règlement ne limite ni ne restreint le pouvoir d’emprunter de la corporation au moyen de lettres de change ou billets faits, tirés, acceptés ou endossés par ou en faveur de la corporation.

Ce règlement est à titre supplétif et non en guise de substitution à tout autre règlement d’emprunt adopté par la corporation et notamment dans le but de transiger avec une institution financière à moins qu’il ne soit prévu autrement dans tel règlement.

Ce règlement général d’emprunt a été dûment adopté par le conseil d’administration et ratifié par les membres lors d’une assemblée générale, et ce, conformément à la loi.

 

 

Règlement adopté en date du _______________________________.

 

 

 

____________________________

Christian Nadeau-Alary

Secrétaire de la corporation

 

 

RÈGLEMENT NO 4

POLITIQUE DE PLACEMENT

 

 

L'objectif de la Politique de placement est de fournir l'encadrement nécessaire au conseil d’administration pour appuyer la prise de décision et la gestion de risque en matière de placement.

 

1.         Éthique du conseil d’administration

Les sommes doivent être placées par les membres du conseil d’administration comme le ferait en pareilles circonstances une personne prudente et raisonnable dans les meilleurs intérêts de la corporation.

Le conseil d’administration doit agir avec honnêteté et loyauté en n'exerçant pas leur pouvoir dans leur propre intérêt ou celui d'un tiers, ni en se plaçant dans une situation de conflit ou d'apparence de conflit entre leur intérêt personnel et les devoirs de leurs fonctions.

 

2.         Considérations dans le choix des véhicules de placement

Les décisions portent notamment sur le choix des catégories de placement et sur le choix des titres, en considération :

a)       des besoins de rendement supérieurs à ceux obtenus via le compte bancaire;

b)      des besoins de liquidité de la corporation;

c)       d’une maximisation du rendement selon le niveau de risque encouru.

Une attention particulière doit être portée à la sélection des titres dans le but de minimiser le risque de crédit de la corporation.

 

3.         Solde minimale du compte bancaire

Une somme minimale de 10 000 $ devra être maintenue dans le compte bancaire de la corporation pour honorer les engagements.

Advenant que cette condition ne soit respectée ou que des sommes sont à investir, alors le trésorier communique avec le secrétaire dans un délai de 30 jours pour préparer une résolution tenant lieu d’assemblée telle que décrite à la section 5.08.

 

4.         Choix des véhicules de placement

Le choix des véhicules de placement s’effectue par résolution des membres du conseil d’administration.

 

 

Règlement adopté en date du _______________________________.

 

 

 

____________________________

Christian Nadeau-Alary

Secrétaire de la corporation